MICROSOFT
WORD
Mengenal
Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word
processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan,
membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat
table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang
biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita
mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini.
Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan
Toolbar.
Screen Layout atau tampilan layar, sesuai
dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang
ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk
tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah
ini.
Pada bagian
Baris Judul,
dapat kita lihat nama file yang
sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi nama pada
file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file
tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.
Istilah Menu
yang digunakan dalam Microsoft
Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu
dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa
perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada
Baris Menu.
Toolbar menyediakan
beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah
perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan
menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.
Memulai
mengoperasikan Microsoft Word
A.
Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word, ada
beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :
Klik
Tombol Start yang ada di taskbar.
Pilih
menu Program
Kemudian
pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela
program Microsoft Word ditampilkan.
B.
Membuat Dokumen baru.
Jika kita baru memulai
mengoperasikan Microsoft
Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap
untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis
menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif
dalam membuat dokumen baru.
Pada jendela
Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik
tombol General
Double klik pada icon
Blank Document untuk membuat dokumen baru.
Jendela siap untuk
digunakan pengetikan.
Atau
bisa juga menggunakan alternatif cara :
Klik tombol New
Document yang ada pada baris menu.
Pada jendela
program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File
| New, maka setelah kita memilih Blank
Document, dokumen kosong akan ditampilkan
pada layar komputer anda.
Selain kedua
alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N,
maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.
C.
Membuka File yang sudah tesimpan
Klik menu File dan
klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.
Pilih file yang
ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
Klik pada nama file
yang akan dibuka.
Klik tombol Open,
maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
Alternatif
lain :
Klik tombol Open File pada baris menu.
Tekan Ctrl+O.
Dari
kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open
File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya
terlebih dahulu. Klik tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka
oleh Microsoft Word.
D.
Menyimpan Dokumen
Segera
setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
Pada
jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
Pada
layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file
dokumen, dan klik Save.
Lakukan
penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan
komputer padam secara mendadak.
Alternatif
lain dalam penyimpanan file :
Klik tombol Save pada baris menu.
Tekan tombol
Ctrl+S pada keyboard.
Keduanya
akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen,
dan klik Save.
E.
Menutup file Dokumen
Setelah
menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft
Word, pilih menu File, klik tombol Close, maka
Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.
Atau
bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.
F. Menutup Jendela Microsoft Word
Pada
jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit,
maka jendela Microsoft Word akan tertutup.
Pastikan
bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.
Selain
dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat
dilakukan dengan meng-klik tombol X yang terletak di pokok kanan
atas dari jendela Microsoft Word.
Mengetik
Dokumen sederhana
Saat memulai aplikasi Microsoft
Word , secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong
yang diberi nama Document1
akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks
yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser
ke kanan. Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari
baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis
pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter
untuk memindahkan kursor ke
baris berikutnya., hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris
baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai
paragraf baru.
Sebagai contoh, cobalah untuk
mengetik artikel berikut :
Perkembangan teknologi
telekomunikasi dan informatika (telematika) saat ini sangat pesat
sekali. Perkembangan teknologi tersebut telah menciptakan suatu
revolusi yang disebut dengan revolusi informasi, dunia sekarang
terikat menjadi satu oleh sistem elektronik yang menyalurkan berita
dan data dengan kecepatan cahaya ke seluruh tempat di dunia ini.
Revolusi informasi yang merupakan gabungan antara ilmu pengetahuan
dan teknologi telah merubah sumber kekayaan tidak lagi berupa
materi-seperti pada revolusi industri- tetapi berupa informasi,
pengetahuan yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu
nilai. Siapa yang menguasai informasi maka ia akan menguasai dunia.
Setelah selesai, simpanlah dokumen
diatas di folder MyDocument dengan nama Telematika.Doc
Mengedit
Teks
Jika anda membuat kesalahan selam
proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara
berikut ini :
Tekan
tombol BacksSpace untuk
menghapus satu karakter di kiri kursor.
Tekan
tombol Delete untuk
menghapus karakter di kanan kursor.
Untuk
melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu
Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).
Untuk
menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit,
Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.
Untuk
pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan
tombol Shift+Enter.
A.
Meng-Copy / Menyalin Teks
Untuk
menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut
ini :
1.
Pilih teks yang akan Anda salin.
2.
Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3.
Tempatkan kursor di lokasi baru.
4.
Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin
teks degan menggunakan tombol
B.
Men-Delete / Menghapus Teks.
Untuk
menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
1.
Pilih teks yang akan anda hapus.
2.
Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol
Delete.
C.
Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
Untuk
memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah
berikut ini :
1.
Pilih teks yang akan Anda pindahkan
2.
Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).
3.
Tempatkan kursor pada lokasi baru. Kemudian pilih dan klik menu Edit,
Paste (Ctrl+V).
D.
Format teks
Anda dapat mengatur
format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
Pilih
atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya
sesuai yang anda inginkan.
Tempatkan
kursor pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian
ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang
Anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti format yang Anda
pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali ayau memindahkan
posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.
1. Mengubah Jenis
dan Bentuk Huruf (Font)
Setiap
jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times,
Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya
telah Anda ketik, ikuti langkah berikut :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
• Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol
daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau
tekan tombol Ctrl+Shift+F.
2. Mengubah
Ukuran Huruf (Font Size)
Semua
teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template
Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman
dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size)
dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.
• Pilih dan
klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size
yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol
Ctrl+Shift+P.
3. Memilih Gaya
Tampilan Huruf (Font Style)
Untuk
mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya
telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya
tampilannya.
• Untuk
menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.
• Untuk
menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.
4. Membuat Garis
Bawah (Underline)
Untuk
memberi garis bawah dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti
langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis
bawah.
• Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+U
untuk memberi garis bawah tunggal, atau Ctrl+Shift+D untuk
memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W untuk memberi
garis bawah tunggal hanya pada kata.
5. Menentukan
Warna Huruf (Font Color)
Bila diperlukan huruf yang telah anda
ketikkan dapat ditampilkan dengan warna tertentu sehingga tampilan
huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf
(font color) dari teks
yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.
• Pilih dan
klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color
yang terdapat pada baris toolbar Formatting.
Contoh hasil
pemformatan teks :
Ini
bold Ini underline Ini italic Ini ukuran 14 Ini
Comic Sans
Mengatur
Format Paragraph
Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri
dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul
laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf,
sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. Anda
dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara
berikut ini :
Pilih paragraf yang
akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan
anda.
Tempatkan
pada kursor pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya,
kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua
paragraf yang anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti
format yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau
memindahkan posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.
A.
Mengatur Perataan teks dalam Paragraf
Perataan
teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri
(left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan
rata sisi kiri dan kanan (justify).
Untuk
mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut iniF
Pilih dan tempatkan
kursor pada paragraf yang akan anda format.
Pilih dan klik menu
Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan
ditampilkan.
Pada kotak dialog
Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar
pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan.
•
Left untuk perataan kiri
•
Centered untuk penempatan di tengah
•
Right untuk perataan kanan.
•
Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4.
Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak
Preview.
5.
Klik OK.
Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan
menekan salah satu dari tombol
B.
Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin
kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi
hanya pada baris pertama dari paragraf atau membuat indentasi
gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut ini
:
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang
akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak
dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and
Spacing.
4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang
anda inginkan.
• Kotak isian Left, untuk menentukan jarak
indentasi dari margin kiri.
• Kotak isian Right, untuk menentukan jarak
indentasi dari margin kanan.
• Kotak daftar pilihan Special, untuk
menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi
pada kotak By.
(none), jika tidak ada indentasi khusus.
First line, jika indentasi kiri hanya untuk
baris pertama saja.
Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung,
yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.
Contoh
format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak
Preview.
Klik
OK.
C.
Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari
baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai
dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris menggunakan menu,
ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang
akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak
dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and
Spacing.
4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang
anda inginkan.
Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi
sebelum paragraph
Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi
sesudah paragraph.
5.
Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi
baris yang diinginkan.
Single untuk
jarak spasi satu.
1.5 lines, untuk
jarak spasi satu setengah.
Double, untuk
jarak spasi dua.
At least, untuk
menentukan jarak spasi minimal.
Exactly, untuk
menentukan jarak spasi yang pasti.
Multiple, untuk
menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga
dan Double menjadi Empat.
6.
Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak
Preview.
7.
Klik OK.
VI.
Mengatur Format Halaman
Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah
ukuran kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan
lain-lain.
A.
Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan
Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan,
ikuti langkah berikut ini :
Pilih
dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup
akan ditampilkan.
Pada
kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.
Pada
tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran
kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk
menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan
tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda.
Pada
kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan
Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau
Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.
Pada
tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian
dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.
Whole Document, pengaturan baru akan berlaku
untuk seluruh halaman.
This Point Forward, Microsoft Word akan
menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan
baru akan dimulai pada bagian yang baru.
This Section, pengaturan baru akan berlaku pada
bagian tempat titik sisip berada.
Lihat
hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk
menutup kotak dialog.
B.
Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan
teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru
dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan
template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas
margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen,
kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke
dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin dari dokumen dengan
menggunakan menu, ikti langkah berikut ini :
Pilih
dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan
ditampilkan.
Pada
kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.
Tentukan
jarak dari batas margin yang Anda inginkan.
Top, untuk
menentukan batas margin atas.
Bottom, untuk
menentukan batas margin bawah.
Left, untuk
menentukan batas margin kiri pengetikan.
Right, untuk
menentukan batas margin kanan pengetikan.
Gutter, untuk
menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi
tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau
menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman
ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan
jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins.
Pada
kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke
isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari
tepi bawah kertas ke isi footer.
Pada
kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari
dokumen yang akan memakai margin baru.
Beri
tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin
ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan
pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan
menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil.
Lihat
hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup
kotak dialog.
C.
Menyisipkan Nomor Halaman
Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk
menempatkan dan menampilkan nomor halaman. Nomor halaman yang Anda
tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk
memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah berikut :
Pilih
dan klik menu View, Page Layout.
Pilih
dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers
akan ditampilkan.
Pada
tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor
halaman yang Anda inginkan.
Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor
halaman di atas.
Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor
halaman di bawah.
Pada
tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan
nomor halaman yang Anda inginkan.
Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
Center, untuk penempatan nomor di tengah.
Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.
Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam
halaman dengan dua muka.
Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar
halaman dengan dua muka.
Nomor
halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai
dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor
halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on
first page.
Klik
tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan
anda pakai (default 1, 2, 3).
Klik
OK.
VII.
Mencetak dokumen
Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus
sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen
yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini :
Pilih
dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan
ditampilkan.
Pada
tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver
yang anda inginkan.
Anda
dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan
pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.
Klik tombol
pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.
Klik tombol
pilihan Selection, bil Anda hanya ingin mencetak teks yang
anda pilih.
Apabila
anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah
kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda
inginkan.
Pada
tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila
ingin mencetak isi dokumen.
Tentukan
halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
All pages in
range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman
genap.
Odd pages, jika
Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
Even pages,
jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.
Klik
OK.
Untuk
mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print
pada baris menu.
VIII.
Mengakhiri Microsoft Word
Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan
dokumen selesai, maka kita dapat mengakhiri operasi Microsoft Word
setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah
tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah
anda ketik dan edit erlebih dahulu, baru kemusian keluar dari
Microsoft Word.
Untuk
keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut
ini :
1. Pilih dan klik tombol pada menu File, Exit
.
2. Klik tombol bertanda silang pada pojok kanan
atas jendela Microsoft Word.
3. Tekan Alt +F4.
MICROSOFT
EXCEL
I.
Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel,
untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang
banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan,
menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak
bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang
sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan,
hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
II.
Bekerja dengan Microsoft Excel
A.
Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai
memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih
dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa
istilah-istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah
umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan
dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita
menghafalkannya dengan baik.
B.
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Ada
beberapa
cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat
table dibawah.
C.
Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat
dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam
dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat
mengikuti langkah berikut ini :
Pilih
atau klik sel tempat anda akan memasukkan data .
Ketikkan
data yang ingin dimasukkan .
Tekan
Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
D.
Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data,
anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
Pilih
sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2.
Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin
diperbaiki.
Selanjutnya
perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter
bila sudah selesai.
E.
Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang
berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja.
Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah +
(penjumlahan), (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).
Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat
table seperti gambar dibawah ini.
Untuk mengisi sel-sel yang kosong digunakan cara sebagai berikut :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh
ini E5)
b. Ketik rumus “=48*2500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan :
Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan
(=).
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh
ini E5)
b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan
: Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4
diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh
ini E5)
b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.
F.
Membuat Range/Blok Sel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam
satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel.
Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan
(atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris),
copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll.
Dalam kondisi-kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok
sel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung
kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan
sebagai range B2:E7.
Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
Tempatkan penunjuk sel
awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2
Sambil menekan Shift,
tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7
Tekan
tombol kiri mouse sambil ditahan, dan geser sampai membentuk range
yang diinginkan.
Klik sel yang
merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus
barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel,
bukan tepi sel).
Sambil tetap menekan
klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.
Suatu
kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor
baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai
ingin menyorot seluruh kolom B.
Untuk
menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris
(misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut
ini :
Klik di huruf kolom
atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)
Sambil tetap menekan
tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga
menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).
G.
Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel
atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang
ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan
bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan
memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
H.
Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka
atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah2 berikut ini :
Pilih/klik
sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda
buat. Misalnya pilih/klik sel B2.
Ketik
data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan”
(January)
Pada
sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik
data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb”
(February)
Sorot/bloklah
B2:B3.
Dalam
keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke
pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah
menjadi plus hitam
Tekanlah
tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel
yang diinginkan misalnya B10. Dengan ini rangkaian data angka
dapat ditampilkan. Lihat Gambar dibawah.
I.
Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
Fasilitas AutoCalculate
(penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan
cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range
tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah
perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average),
jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max),
nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai
berikut :
Sorot
range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C3:C6
dari data seperti dibawah ini.
Klik
tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi
yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung
rata2 data.
Hasilnya
akan ditampilkan di baris status.
Fungsi AutoCalculate diatas adalah
untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat
menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk
penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang
sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda.
Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Ó).
Misalnya dalam contoh diatas, bila
kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat
yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Ó
di toolbar. Selanjutnya
sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C3:C6)
dan tekan
LATIHAN
SOAL
Buatlah
lembar kerja daftar penjualan ponsel dari PT. SEJAHTERA menjadi
seperti bentuk dibawah ini. Serta isi pulalah tempat kosong pada
kolom dan baris JUMLAH.
Ketentuan
Soal :
Buat
rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill Hitung
jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk
Simpanlah
lembar kerja pada komputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.
J.
Mengatur Lebar Kolom
1.
Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Catatan
: Bila ingin
mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan
diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan
salah satu kolom tersebut.
2.
Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
K.
Mengatur Tinggi Baris
Catatan
: Bila ingin
mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang
akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas
bawah salah satu baris tersebut.
L.
Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan pada lembar
kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan
membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran
huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek
khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua cara dalam melakukan format
huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan
toolbar.
Sorot
sel atau range yang akan anda format
Pilih
dan klik menu Format(O),
Cells (CTRL+1), dan
kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
Pada
kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
Tambahkanlah
efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
Tabel
Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf
TOOLBAR
|
JENIS
PERINTAH
|
FUNGSI
|
|
Text
font
|
Menentukan
jenis huruf
|
|
Font
color
|
Menentukan
warna huruf
|
|
Font
size
|
Menentukan
ukuran huruf
|
|
Bold
|
Menebalkan
huruf
|
|
Italic
|
Memiringkan
huruf
|
|
underline
|
Memberi
garis bawah
|
M.
Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat
mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range
tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel
atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh
dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan
perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
Sorotlah
sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
Pilih
dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan
kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
Pada kotak dialog
tersebut, klik tab Alignment
Lakukan
pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical :
digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat
dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata
bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). •
Horizontal :
beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah : •
General
|
Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
|
Left (Indent)
|
Data ditampilkan rata kiri
|
Center
|
Data ditampilkan rata tengah
|
Right
|
Data ditampilkan rata kanan
|
Fill
|
Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
|
Justify
|
Data ditampilkan pada sel secara penuh
|
Center Across Selection
|
Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom
|
• Orientation
: untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
Klik OK
Tabel Perintah Meratakan Data pada
Toolbar
Toolbar
|
Perintah
|
Keterangan
|
|
Align
Left
|
Data
ditampilkan rata kiri
|
|
Center
|
Data
ditampilkan rata tengah
|
|
Align
Right
|
Data
ditampilkan rata kanan
|
|
Merge
and Center
|
Menyambung
beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut
|
N.
Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
Sorotlah
sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
Pilih
dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1).
Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
None,
digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •
Outline,
digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •
Inside,
digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •
Pada
bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
Pada
kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
Pada
kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
Gambar
di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang
telah anda set. Klik OK bila
sudah selesai.
O.
Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala
kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat.
Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
Sorotlah
sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan
disisipkan
Pilih
dan klik di baris menu :
Insert,
Rows untuk menyisipkan baris
baru •
Insert,
Column untuk menyisipkan kolom baru •
Insert,
Cells untuk menyisipkan sel baru .
P.
Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang
mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk
memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris
ataupun kolom.
Sorot sel atau range
tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
Pilih dan klik menu
Edit,
Delete.
Kotak dialog Delete akan ditampilkan
Pilih
dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift
cells left,
digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
Shift
cells up, digunakan
untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya
dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
Entire
row, digunakan untuk
menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot
Entire
column, digunakan untuk
menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot
Klik
OK
SOAL LATIHAN
Buatlah
lembar kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti
ditampilkan dibawah ini. Masukkan pula isi dari WAKTU KERJA dan TOTAL
UPAH yang masih kosong, serta kemudian ubahlah bentuknya menjadi
bentuk table.
Ketentuan
Soal :
Waktu
Kerja = Jam Keluar- Jam Masuk
Total
Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam